経費精算システムはどう選ぶか。入力体験と立替をなくす発想から考える

月末になると、経理部門から現場へ経費精算の督促が飛びます。

営業担当者は財布に溜まったレシートの山と格闘しながら、エクセルや古いシステムに日付と金額を手入力します。 承認者である部門長は、旅費規程に違反していないかを目視で探し出し、間違いを見つけては差し戻す。 そして経理担当者は、ようやく上がってきたデータを会計ソフトに一つひとつ転記していきます。 誰かの業務が劇的に増えるわけではありません。 しかし、全社員の時間が少しずつ、確実に消えていく業務です。

さらに、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件や、インボイス制度への対応が求められるなか、紙のまま運用を続ける負荷は限界に近づいています。 領収書をスマートフォンで撮影し、文字認識技術であるAI-OCRで読み取って自動で仕訳を生成する流れが、今や標準になりつつあります。

では、スマートフォン対応のシステムを入れさえすれば、現場の不満は消え、経理の残業はなくなるのでしょうか。

そうとは限りません。 経費精算は一部の専門職だけでなく、全社員が触るシステムです。 現場の入力体験が少しでも悪ければ、結局は後回しにされ、定着率が下がってしまいます。 そして、主要なツールはそれぞれ全く異なる思想で作られています。

会計ソフトとの連携を真っ先に確認する

ツール選びで最初に確認すべき鉄則があります。 今使っている会計ソフトに、仕訳データが自動で流れるかどうかです。

経費精算システム側でどれほどきれいなデータを作れても、会計ソフトへの連携が手作業のCSV出力と取り込みになってしまえば、経理の転記作業は残ります。 API連携と呼ばれる自動接続の方式で、自社の会計ソフトと直接つながるかを見なければなりません。

マネーフォワード クラウド経費やfreee支出管理は、それぞれ自社の会計ソフトと同一の基盤で動きます。 すでに同シリーズの会計ソフトを導入している、あるいはこれからセットで移行しようとしている企業であれば、データの受け渡しのなめらかさが大きな強みとなります。

もし別の会計ソフトを使っているのであれば、検討している経費精算システムがそのソフトへの自動連携に対応しているかを真っ先に確認しておく必要があります。

入力体験とデータ化の思想

領収書の撮影からデータ化までの過程も、製品によって違いが出ます。

どのシステムも「スマートフォンで撮影すれば自動で入力される」と謳っています。 しかし、実際に使ってみると、読み取りの精度と速度、そして修正の手間に差が出ます。 ここには二つの異なるアプローチがあります。

一つは、バクラク経費精算のように、AI-OCRによる即時反映を重視する方式です。 撮影から数秒でデータが入力画面に反映されます。 読み取りの速さと入力画面の使い勝手を磨くことで、現場の入力体験を良くする思想に基づいています。

もう一つは、TOKIUM経費精算のように、オペレーターの目視確認を組み合わせて精度を極限まで高める方式です。 データが反映されるまでに少し時間はかかりますが、その代わりに入力ミスの修正という手間をなくすことに重きを置いています。

日常的な交通費の入力でも、交通系ICカードの読み取りや乗換案内との連携がどこまでスムーズにできるかが、申請1件にかかる操作数を決めます。 この操作数と差し戻し率は、カタログスペックからは見えません。 実際のトライアルで実測しておくべき指標です。

規定チェックの自動化と原本のゆくえ

旅費規程の上限額や重複申請のチェックをシステムに任せられれば、承認者や経理の目視確認は大幅に減るはずです。

楽楽精算は、この規定違反を自動で弾くチェック機能の細かさが強みとされています。 部署や金額、費目による承認ルートの分岐や代理承認など、日本の複雑な社内規程に寄り添う設計です。 入口で全件を厳密にチェックして内部統制を効かせたい企業に向いています。

一方で、データ化されたあとの紙の原本をどうするかも悩ましい問題です。 電子データ保存に対応しつつも、原本の破棄運用ルールは自社で整備しなければならないことが一般的です。

TOKIUM経費精算は、原本の回収から保管代行までをフルサービスで提供します。 社内から紙の原本管理そのものをなくしたいという振り切った方針を持つ企業にとっては、有力な選択肢になります。

また、グローバル展開を見据えるなら、海外出張や外貨精算、グループ企業間の管理に強いとされるConcur Expenseのような標準ツールも視野に入ります。 自社がどこにガバナンスの重点を置くかで、選ぶべき製品のキャラクターは明確に分かれます。

精算を速くするのではなく、立替をなくす

社員に立て替えさせるのをやめる、という選択もあります。

経費精算をどれだけ速くするかではなく、精算という行為自体をなくす発想です。 法人カードを社員に配布し、会社が直接支払う形にすれば、立替金が発生しません。

法人カード一体型の経費精算システムを使えば、決済と同時に利用データがシステムに入ります。 社員は後から領収書の画像を添付するだけで済み、申請書をゼロから書く行為そのものが減ります。

バクラク経費精算やfreee支出管理などは、自社の法人カードと経費精算システムの一体運用を特徴としています。 もちろん、全社員にカードを配るには利用ルールの整備が必要です。 しかし、現金払いや立替文化が強い業種であれば、役職者や出張の多い部署から段階的に移行するだけでも、経理と現場の双方に大きな効果をもたらすはずです。

自社に合う1本を見つけるために

経費精算システムは、機能の数だけで比較できるものではありません。 規程運用をきっちり回したいのか、入力スピードを重視するのか、紙の原本管理をなくしたいのか。 自社の課題とツールの思想が噛み合って初めて、手入力と督促の連鎖から抜け出せます。

主要6製品の機能や料金の目安、自社に合うツールが分かる選定チャートをまとめた比較表を、ホワイトペーパーとして用意しています。 それぞれの製品がどのような会社に向いているのかを整理していますので、社内の検討資料として、ぜひ手元で活用してください。

現場の入力体験は、最終的には触ってみなければわかりません。 比較表で自社に合うツールの候補を絞り込んだら、必ず実際の領収書とスマートフォンで使い勝手を試すことをお勧めします。