勤怠管理システム選びで失敗する理由。自社に合う製品を見極める比較の軸

なぜ有名な勤怠システムを選んでも定着しないのか

勤怠管理システムを新しく導入しようとするとき、多くの企業は一番有名な製品から検討を始めます。知名度が高ければ、間違いがないように思えるかもしれません。

ところが、いざ導入してみると、現場の従業員が打刻してくれないという症状は珍しくありません。月末になってから、管理部門が打刻漏れを追いかけて手入力で修正する羽目になります。紙のタイムカードやExcel集計の限界を感じてシステムを入れたはずが、かえって月末の確認工数が増えてしまうわけです。

労働時間の客観的な把握が法令で求められるようになり、時間外労働の上限規制にも罰則が伴うようになりました。法令の適用に関する詳細は社会保険労務士などの専門家に確認する必要がありますが、テレワークや直行直帰といった働き方も広がり、出社してタイムカードを押すという前提自体が崩れているのは確かです。

システム化自体は避けて通れません。問題は、選んだシステムが自社の働き方に合っていなかったことにあります。

業種によって打刻とシフトの型が違う

勤怠システム選びの最大の失敗は、業種を考えずに製品を選んでしまうことです。

オフィスで働くIT企業や士業と、店舗で接客する飲食業、あるいは直行直帰が基本の建設業とでは、日々の業務の始まり方がまったく異なります。

オフィス系であれば、パソコンやスマートフォンからの打刻が中心になります。フレックスタイム制やテレワークへの対応、そして集計したデータをいかに給与計算ソフトへ滑らかに渡すかが焦点になります。

一方、飲食や小売、介護などのシフト・店舗系では、打刻の前にシフト管理という巨大な業務が存在します。従業員から希望を集め、シフトを作成し、全員に共有する。この一連の流れがシステム内で完結しなければ、現場の負担は減りません。打刻自体も、店舗に置いたタブレットやICカードを使う形が現実的です。

建設や運送といった現場系では、現場への直行直帰が前提になります。GPS機能を備えたスマートフォンでの打刻や、プロジェクトごとの労働時間集計ができるかどうかが問われます。

人気ランキングではなく、自社の働き方に打刻とシフトの型が合うかで選ぶ必要があります。

どこを見て候補を絞り込むか

自社に合う型を見つけるには、いくつかの軸で製品の性質を評価します。

• 打刻方法の多様性：パソコン、スマートフォン、ICカード、生体認証など、自社の従業員全員が無理なく毎日打刻できる手段が用意されているかを確認します。
• シフト作成機能：店舗系の業種であれば、希望の収集から共有までがシステム内で完結するかどうかは死活問題になります。
• 残業や36協定のアラート機能：あらかじめ定めた労働時間の上限、いわゆる36協定の限度時間に近づいたとき、本人や上長へ自動で通知が飛ぶ仕組みがあれば、月末の超過を防ぎやすくなります。
• 給与ソフトとの連携：集計した労働時間を、現在使っている給与計算ソフトへそのまま流し込めるかを確認します。ここで手作業による転記が残ると、システム化の効果は半減します。
• 料金と最低利用条件：1人あたりの月額目安や、契約に必要な最低人数の条件が自社の規模に合っているかを見ます。

独立系か、シリーズ統合系か

主要な勤怠管理システムは、大きく二つの陣営に分かれます。

一つは、給与計算ソフトを問わず組み合わせやすい独立系の製品群です。

KING OF TIMEは、ICカードや生体認証など打刻方法の豊富さが強みとされる定番の製品です。タッチオンタイムは、指紋やICカードに対応した専用の打刻機が特徴とされ、現場でのシンプルな運用に向いています。ジョブカン勤怠管理は、出勤管理やシフト管理などの機能を必要な分だけ選んで使える構成が特徴とされ、シフト運用の多い業態でよく採用されます。

もう一つは、給与計算や人事情報と同じ経済圏で作られたシリーズ統合系の製品群です。

freee勤怠管理Plusは、同社の会計や人事労務ソフトとの連携を前提としています。マネーフォワード クラウド勤怠も同様に、自社シリーズの給与計算ソフトと相性が良いとされます。ジンジャー勤怠は、人事情報データベースを核にしたシリーズの一角であり、勤怠だけでなく労務手続きまで同じシリーズで揃えたい企業に向いています。

現在使っている、あるいは導入予定の給与ソフトがすでに決まっているなら、同じ経済圏の勤怠システムが第一候補になります。連携の設定やサポート窓口が一体化している恩恵は小さくありません。

働き方から第一候補を導き出す

それぞれの性質を踏まえて、具体的な候補を絞り込みます。

オフィス系であれば、まずは給与ソフトの経済圏を確認します。freeeやマネーフォワードを使っているなら、それぞれのシリーズ製品を軸に置きます。そのうえで、KING OF TIMEなどの独立系と比較して、自社の就業規則を正しく設定できるかを見ます。

シフト・店舗系の場合は、シフト作成と共有の機能を軸に比較します。ジョブカン勤怠管理など、シフト機能に定評があるとされる製品から検討を始めると、現場の運用に乗るかどうかの判断がつきやすくなります。

現場・建設系では、GPS打刻やスマートフォンでの完結、現場単位の集計機能が必須になります。KING OF TIMEやタッチオンタイムなど、打刻方法が多く現場の環境に合わせやすい製品を中心に探します。

どの業種であっても、最も重要なのは打刻が現場に定着するかどうかです。現場の従業員が毎日迷わず打刻できなければ、どんなに高度な集計機能があっても意味がありません。

現場の打刻を試してから決断する

ここまでの整理で、自社に合いそうな製品の輪郭は見えたはずです。

業種と働き方で正解が変わること。給与ソフトとの連携が業務効率を左右すること。この二つを念頭に置けば、的外れなシステムを選んでしまう危険は減ります。

ただ、最終的な決断を下す前に、必ず実際の製品のトライアル期間を利用して、現場の従業員に打刻を試してもらってください。管理画面の使い勝手だけでなく、現場の操作感を確かめることが、定着への唯一の道です。

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勤怠管理は、バックオフィス業務の入り口にすぎません。打刻から給与計算、労務手続きまでの流れ全体を棚卸しすれば、手作業を減らす余地はまだ見つかるはずです。