請求書受領サービスはどこまで任せられるか？選び方の軸と5大ツールの比較

届く請求書の処理に、毎月何時間かけていますか

月末月初になると、経理部門には大量の請求書が一斉に届きます。

郵送で届く紙の束、メールに添付されたPDF、取引先のWebシステムにログインしてダウンロードするデータ。

受け取る経路がバラバラなため、まずはそれらを回収して一箇所に集めるだけでひと仕事になります。

1枚の請求書が届いてから保管されるまでの旅を想像してみてください。

封筒を開け、内容を確認し、担当者に回覧して承認を得る。

戻ってきた請求書を見ながら会計ソフトへ手入力し、支払処理を行い、最後にファイルへ綴じて書庫にしまう。

この一連の作業に、毎月どれだけの時間を奪われているでしょうか。

手作業には二重のリスクが潜んでいます。

金額や支払期日の入力ミスと、担当者不在による支払遅延です。

さらに、紙の請求書を受け取るためだけに出社しなければならないという、テレワークの壁も生み出しています。

締め日に一斉に届く請求書が、経理の残業が月末月初に偏る構造的な原因になっています。

請求書受領サービスは「どこまで」任せられるのか

この状況を変える手段として、請求書受領サービスがあります。

これは、届く請求書の受け取り、データ化、保管を代行するサービスです。

この領域のサービスが急成長した背景には、インボイス制度（適格請求書の要件を満たした請求書のルール）と電子帳簿保存法（国税関係帳簿書類を電子データで保存するルールのこと）があります。

この2つの制度対応を機に、手作業と紙を中心とした運用の限界が表面化しました。

インボイス対応では、届いた請求書が適格請求書であるかの確認や、登録番号の照合といった作業が経理に重くのしかかります。

電子帳簿保存法対応では、スキャナ保存や電子取引データ保存において、日付や金額で検索できる状態にしておくなどの要件を満たす必要があります。

これらを人間の目と手だけで処理し続けるのは現実的ではありません。

そこで、データ化の過程で登録番号を自動照合したり、検索要件を満たす形でデータを保存したりと、システムの力で乗り切ろうという発想が生まれました。

ツールを導入すれば、何もかもが自動化されると思うかもしれません。

しかし、実際にはサービスによって任せられる範囲が大きく異なります。

4つのレイヤーで切り分ける

サービスがカバーする範囲は、大きく4つのレイヤーに分かれます。

• 受領代行：専用宛先で紙やメールの請求書をサービス側が受け取ります。自社に紙が届かなくなります。
• データ化：AI-OCR（画像から文字を読み取る技術）やオペレーターの確認により、金額、支払期日、取引先をデータ化します。
• 原本保管：スキャン後の紙原本の保管まで代行します。
• 後工程連携：仕訳データや支払データを作り、会計ソフトやネットバンキングへつなぎます。

比較検討において重要なのは、自社がこの4つのうち「どこまでを外に出したいか」を先に決めることです。

主要5サービスの特徴と選び方の軸

実際のサービスは、それぞれ得意とする領域が異なります。代表的な5つのサービスの特徴を整理します。

5つの主要サービス

• Bill One：あらゆる形式の請求書を代理受領し、高い精度でデータ化します。拠点が分散している受領を本社に一元化したい場合に適しています。
• バクラク請求書受取：データ化の速さと使いやすさが特徴です。経費精算や請求書発行など、同シリーズの製品と一体運用できます。
• TOKIUMインボイス：紙の受領からスキャン、原本保管の代行までフルサービスで提供します。完全ペーパーレスを目指す企業に向いています。
• invox受取請求書：データ化から仕訳・支払データの生成までをカバーし、低価格から始めやすいサービスです。
• マネーフォワード クラウド債務支払：受領から支払申請、承認、仕訳までを同社の会計ソフトと地続きで回せます。

これらを比較する際、受領代行の有無、データ化の精度、原本保管の扱い、後工程連携のしやすさといった軸で評価することになります。

紙の受け取り自体をなくしたいのか。

原本保管まで任せたいのか。

既存の会計ソフトと一気通貫にしたいのか。

自社の要件を整理することが、選定の第一歩です。

導入後に経理の月末月初はどう変わるか

サービスが定着すると、業務の風景は一変します。

請求書はサービスに直接届き、すでにデータ化された状態で一覧に並びます。

経理の仕事は、手入力から画面上での確認と承認に変わります。

届いた順に日次で処理できるようになるため、月末月初の業務の山が崩れます。

出社の理由だった紙がなくなり、締め業務のテレワークも成立するようになります。

効果をどう測るか

この変化の価値は、感覚ではなく2つの物差しで測ります。

受領から支払承認までのリードタイムと、手入力や手作業にかかっていた時間です。

月間の受領枚数に、1枚あたりの処理時間（開封、確認、入力、照合、ファイリング）を掛ければ、現状の工数が算出できます。

そこから、導入後に残る確認や承認の工数を引いた差分が、直接的な削減効果となります。

リードタイムが短縮されれば、支払遅延のリスクが減り、月次決算の早期化にもつながります。買掛金の計上が早く締まるからです。

紙の保管スペースや、ファイリングにかかる時間、過去の請求書を探す時間といった見落としがちなコストも削減できます。

もちろん、例外的な請求書の処理や取引先への案内など、移行にかかる手間はゼロにはなりません。

それでも、残る工数と削減される工数の差分は、十分に大きいはずです。

現状の棚卸しから始める

検討を前に進めるためには、3つの原則があります。

どのレイヤーまで外に出すかを先に決めること。

会計や支払の後工程連携を必ず確認すること。

そして、効果はリードタイムと手入力時間で測ることです。

最初の一歩として、まずは自社の月間受領枚数、紙の比率、処理時間を棚卸ししてみてください。

現状が数字にならなければ、導入効果も測れません。

なお、制度の詳細や自社への適用判断については、システムを入れるだけで自動で完了するわけではないため、税理士などの専門家に確認しながら進める必要があります。

サービスを比較検討する際の手引きとして、ホワイトペーパー「請求書受領サービス 比較ガイド」を用意しています。

資料内には、本記事で触れた5サービスの6軸比較表や、要件に合わせて絞り込めるYes/No選定チャートの実物を収録しています。

自社に合うサービスを見極めるための社内検討資料として、ぜひご活用ください。

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