ツール導入の前に。外注化・AI化を成功させる業務棚卸しの進め方

ツールを入れたり外注したりしたのに、なぜか業務が楽にならないと感じることがあるでしょうか。 その原因は、手段から入っていることにあるのかもしれません。 対象業務を選ばずに進めると、どの業務を渡すかが曖昧になり、効果が出ません。 効果の大きい業務を見落とし、属人化した業務は引き継げず、削減効果を測る基準となる現状の時間もわからないままです。

必要なのは、業務棚卸し（日々の業務を洗い出し、可視化すること）です。 棚卸しによって、業務の一覧、月間の時間の使い方、属人度というリスクが明らかになります。 これら三つが、改善の優先順位を決める材料になります。 感覚ではなく数字で、月間何時間の業務を自動化できるかという意思決定が可能になるというわけです。

全体像としての5ステップ

いきなり全社一斉に書き出せばいいのでしょうか。 そうしたかった、とは思います。 ただ、全社一斉は挫折しやすいものです。 まずは1部門から始めます。 目的が外注化の検討なのか、AI化の検討なのか、引き継ぎの準備なのかを決めます。 目的によって、見るべき重点が変わるからです。 実際の進め方は次のようになります。

• 範囲と目的を決める。
• 担当者本人が日々の業務をメモしながらシートに書き出す。
• 記入内容をもとに面談を行い、書かれていない業務を拾う。
• 頻度と1回あたりの時間から月間時間を算出し、属人度や判断の有無を評価する。
• 残す、標準化、自動化、外注に仕分けし、優先順位を付ける。

1部門あたり2から4週間程度が目安となります。

判断の材料となる列の設計

棚卸しシートには、何を書けばいいのでしょうか。 1行に1業務を書き、基本情報、時間、業務の性質、改善方向という四つのブロックで構成します。

基本情報には、業務名、担当部門、主担当者、発生タイミングを書きます。 時間には、日次や月次といった頻度、回数、1回あたりの時間を書き、そこから月間時間を算出します。 業務の性質には、使用しているツール、属人度、判断の有無、マニュアルなどの標準化状況を書きます。 何を受け取り何を出す業務かという情報も、自動化を設計する際の必須情報です。

これらを埋めることで、現状維持、標準化、自動化、外注、廃止のどれに向かうべきかが見えてきます。

粒度を揃えなければ分析できない

経理業務と切手を貼る作業が同じ表に並んでいたら、どうなるでしょうか。 月間160時間の業務と月間5分の業務が混在していては、比較も分析もできないはずです。

基準は、その1行に対して打ち手が1つ決められる単位かどうかです。 自動化する、あるいは外注すると言える単位でなければなりません。 業務名は動詞で終わる形にします。 何かを管理する、という名前は粗すぎのサインです。 請求業務であれば、発行する、送付する、入金を確認する、督促するといった工程に分割します。 逆に、PDFを保存する、という単位では細かすぎます。

1人あたり20から40行程度に収まるのが目安です。 10行未満は粗すぎ、100行を超えるなら細かすぎる可能性があります。

書かれていない業務を拾うヒアリング

担当者が書き出したシートだけで、すべてが網羅されているに違いありません。 あとになって実態と合わないことに気づくのは、この思い込みがあるからです。

「業務棚卸し」は査定ではないと最初に伝えます。 サボり探しだと受け取られると、業務を隠されたり、時間を少なく申告されたりします。 例外対応や問い合わせ対応、確認作業、ついでにやっている庶務は、シートには出てきにくいものです。

時系列で昨日1日朝から何をしたかを聞くと、漏れが出にくくなります。 月末や月初だけ発生する仕事はないか、と時期を限定して聞くのも有効です。 1週間休んだら何が止まるかを聞けば、属人業務が見つかります。 本当はやめたい作業を聞けば、廃止候補が見つかります。

時間は正確でなくてよく、感覚値で出してもらいます。 合計が勤務時間と大きくズレたら、一緒に調整すればよいのです。 ヒアリングの録音書き起こしを生成AIに渡して整理させると、転記の手間も減ります。

判断の有無と属人度による仕分け

洗い出した業務を、どう処理すればいいのでしょうか。 判断の有無と属人度の2軸で、機械的に一次分類します。

• 判断がなく属人度が低い業務は、自動化やAI化の第一候補です。ケースごとの判断が不要で誰でもできる定型作業なら、RPAやAIによる文字認識に任せられます。
• 判断がなく属人度が高い業務は、まずマニュアル化して標準化します。手順通りに進むはずなのにその人しかできない状態を解消してから、自動化や外注へ移します。
• 判断があり属人度が低い業務は、判断基準を渡して外注するか、社内で継続します。
• 判断があり属人度が高い業務は、コア業務として残します。

分類の前に、そもそもやめられないかを問うことも忘れてはいけません。 誰も見ていない資料や、形骸化した二重チェックは廃止します。 月間時間が大きく、分類が明確な業務から着手します。 自動化に分類された業務の合計時間が、投資判断の根拠になります。

先回りして潰すべき失敗

完璧を目指して分単位の精密調査を狙うと、企画倒れになります。 まず1部門、感覚値でよいから完成させます。 他にも、事前に対策できる失敗があります。

よくある失敗と予防策

• 査定と誤解されて実態が出ない。業務を楽にするためのものであり評価には使わないと文書で明言します。
• 棚卸しシートが1回きりの資料になる。打ち手の決定会議とセットで日程を先に押さえ、年1回の更新をルール化します。
• 粒度がバラバラになる。記入例と粒度の基準を配ってから書いてもらい、ヒアリングで揃えます。
• 時間の合計が実態と合わない。合計を勤務時間と突合し、差分をヒアリングで埋めます。

その差分にこそ、隠れ業務があります。

どの業務を渡すかの答え

外注化もAI化も、どの業務を渡すかが9割を決めます。 その答えは、「業務棚卸し」の中にしかありません。 まずは自部門で、20行書き出すところから始めてみてはいかがでしょうか。

ホワイトペーパー「業務棚卸しシート」には、そのまま使えるExcelテンプレートや、全列の定義、4分類の判断マトリクスが含まれています。 自社だけで進めにくい場合は、専門家の伴走が近道になります。 隠れた業務を可視化し、次の打ち手を決めるための第一歩を踏み出してください。