会社のSaaS、何個あるか言えますか？無駄とリスクをなくす管理ツールの選び方

会社のSaaSはいくつあるか

自社で利用しているクラウドサービスはいくつあるでしょうか。 すべてのサービス名と、誰がどのアカウントを利用しているかを即答できる企業は多くありません。 部署ごと、あるいは個人ごとに契約が分散し、会社全体で何を使っているのか誰も把握していない状態が起きています。

専任の情報システム担当者がいない中小企業では、全体を知っている人がゼロになりやすいのが現実です。 このように、管理部門が把握していないサービスやアカウントの利用をシャドーITと呼びます。 現場の担当者が良かれと思って導入した便利なツールが、いつの間にか会社の公式な管理から外れていくのです。

悪意がなくても、誰も全体像を知らないという状況そのものが、静かに会社を蝕んでいきます。 把握できていないものは、管理することも守ることもできません。

見えないアカウントがもたらすもの

シャドーITは、情報漏えいやデータ持ち出しのリスク源になります。 典型的なのは、退職者アカウントの放置です。 本人が退職した後も、会社のデータにアクセスできる状態が残ってしまいます。 アカウントの存在自体を管理部門が知らなければ、退職時に停止手続きをとることもできません。

コストの面でも問題が起きます。 実態が見えていないからこそ、次のような無駄が積み上がっていきます。

• 同じサービスを別の部署で重複して契約している
• 退職した社員のライセンス料金を毎月支払い続けている
• 誰も使っていない有料プランが放置されている

手作業で全社にアンケートをとれば解決するのでしょうか。 そうしたかった、とは思います。 しかし、無料プランで登録されたサービスや、担当者が忘れている契約までを人力で拾い上げるのは困難です。 申告漏れは必ず発生し、数ヶ月後にはまた実態がわからなくなってしまいます。 結局のところ、人の記憶や手作業に頼る方法には限界があります。

ツールによる現状把握と台帳化

ここでSaaS管理ツールが役割を持ちます。 ツールが提供するのは、大きく分けて四つの機能です。

利用中のサービスを見つけ出す

一つめは、SaaSの自動検出です。 経費の支払いデータやメール、ブラウザの履歴などから、社内で利用されているサービスを見つけ出します。 これがシャドーITを発見する第一歩になります。

誰が何を使っているかをまとめる

二つめは、アカウントの管理です。 誰がどのアカウントを持っているかを台帳としてまとめます。 入社や退社に合わせて、アカウントの発行や停止を連動させることも可能です。

無駄な支払いをあぶり出す

三つめは、コストの管理です。 サービスごとの支払額や未使用のライセンスを可視化し、解約やプラン見直しの判断材料を作ります。

機器の管理までまとめる

四つめは、デバイス管理との統合です。 パソコンなどの機器の調達から初期設定、回収までをSaaSと一体で管理するものです。

SaaS管理ツールとは、IT資産台帳のSaaS版であり、入退社時のアカウント処理を自動化する装置だと言えます。

どこを見て選ぶべきか

SaaS管理ツールには複数の製品があり、それぞれに強みがあります。 どの製品を選ぶかは、自社がまず何を解決したいかによって変わります。

現状把握から始めたい場合

マネーフォワード Adminaは、SaaSやアカウントの自動検出に強みがあるとされます。 無料から始められるプランも用意されており、まずは自社にどれだけのサービスが存在するのかを知りたい企業に向いています。

パソコンの手配も一元化したい場合

ジョーシスは、SaaS管理とパソコンなどのデバイス管理を一体で提供する点が特徴です。 機器の調達から初期設定、退職時の回収までを一元化したい場合に適しています。

セキュリティを強化したい場合

メタップスクラウドは、SaaS管理に加えて、一度の認証で複数サービスにログインできるSSOやアクセス管理の機能を併せ持つとされます。 セキュリティやIDの統制までを一体で行いたい企業向けです。

人事情報と連動させたい場合

freee IT管理は、freeeシリーズとの連携が特徴です。 人事労務のデータと連動して、入社時の一括発行や退職時の一括停止を行うアカウント管理が中心とされます。

重要なのは、自社の課題に最も近い強みを持つツールを選ぶことです。

導入して終わりにしないために

ツールを導入して台帳を作れば、すべてが解決するわけではありません。 そのまま放置すれば、台帳はすぐに実態と合わなくなります。 定着の鍵は、入退社の手続きにツールの運用を組み込むことです。

入社時のアカウント発行と、退職時の停止を、業務フローの必須の手順として定めます。 新しいサービスを契約する際も、事前の申請と承認、そして台帳への登録をセットにして運用します。

さらに、定期的な棚卸しも必要です。 年に一度は、コストと実際の利用状況を突き合わせ、不要な契約の解約や統合を判断します。

これらの台帳の更新や棚卸しは定型業務です。 兼任の情報システム担当者が一人で抱え込むのではなく、バックオフィス部門や外部の支援サービスに分担しやすい業務でもあります。 ツールはあくまで現状を映す鏡です。 日々の入退社手続きの中で台帳を更新し続けることで、初めて意味を持ちます。

確実な一歩を踏み出す

何から手をつければよいか迷うかもしれません。 まずは、現状を把握することです。 無料のツールやトライアルを活用して、自社にどれだけのSaaSが存在するかを検出してみるのが確実です。 そのうえで、自社の課題に合ったツールを選び、運用を回し始めます。

詳しい比較表や、自社に合うツールがわかる選定チャート、そして実務で使えるシャドーIT対策のチェックリストをまとめた資料を用意しました。 ホワイトペーパー「SaaS管理ツール7強 比較ガイド」として提供しています。 会社のSaaSを正しく把握し、無駄なコストと見えないリスクをなくすために、ぜひお手元でご活用ください。

また、SaaS管理から始まるIT管理全体の領域については、AI×BPOラジオの「IT管理カオスマップ」回でも解説しています。 あわせてご参照ください。