SaaSの月額費用が高すぎる？単価の安さに隠れた構造とコスト見直しの手順

毎月のSaaSの請求書を見て、少し高すぎるのではないかと感じることがあるかもしれません。一つひとつのツールの単価は数百円から数千円程度です。それなのに、全社で合算すると思いがけない金額に膨らんでいる。この違和感の正体は、ツールの単価そのものではありません。

費用が膨らんでいく3つの構造

なぜこれほど費用がかさむのでしょうか。その理由は、SaaSならではの契約と利用の仕組みにあります。

第一に、1本ずつの単価が安く見えるため、導入のハードルが下がり、カテゴリごとにツールが積み上がっていくからです。会計、経費精算、請求書発行といったお金まわりのツールから、勤怠管理や給与計算などの人事労務、さらには電子契約やワークフローなどの業務基盤まで、SaaSのカテゴリは多岐にわたります。業務ごとに専用のツールを契約していくと、全社での月額は確実に大きくなります。

第二に、契約が分散してしまうことです。部署ごとや担当者ごとにバラバラに契約していると、全社で何本のツールを使っているのか、誰も正確に把握できなくなります。

第三に、使っていない分にも料金を払い続けていることです。退職した従業員のアカウントが放置されていたり、一部の部署しか使っていないライセンスが全社分契約されていたりします。機能が重複する複数のツールが併存していることも珍しくありません。

これらが重なると、単価の安さからは想像できないほどの総額になります。だとすれば、費用が適正かどうかを単価だけで判断するのは不可能です。まずは、全社で月にいくら払っているのか、総額を把握することから始まります。

課金体系の違いが総額を左右する

総額を把握しようとするとき、立ちはだかるのが課金体系の複雑さです。ツールによって料金の計算方法が異なるため、単純な足し算では将来の費用を予測できません。

代表的な課金体系は4つに分かれます。まずはユーザー課金です。利用する人数に比例して月額が決まります。全社で導入するツールの場合、従業員が増えればそのまま総額も伸びていきます。

次に定額制です。人数によらず一定の月額を支払います。小規模なうちは割高に感じるかもしれませんが、規模が大きくなると逆に割安になります。

三つめは従量課金です。処理した件数やデータ容量に応じて料金が決まる仕組みです。AI-OCR（紙の文字を読み取ってデータ化する技術）を使った書類の読み取りや、請求書の発行・受取ツールによく見られます。

最後が基本料と従量課金のハイブリッドです。実務上はこの形が最も多く、どこまでが基本料金に収まるかという基準量の設定が、総額を大きく左右します。

こうした課金体系の違いを無視してツールを選んでしまうと、利用状況が変わったときに想定外のコスト増を招きます。

「1人あたり月額合計」を物差しにする

では、自社のSaaS費用が適正かどうか、どうやって判断すればよいのでしょうか。判断の物差しとなるのは、全ツールの月額合計を従業員数で割った「1人あたり月額合計」です。

計算の手順はシンプルです。まず全契約を棚卸しします。年額で契約しているものは、12分割して月額に換算します。ユーザー課金のツールは、契約している数ではなく、実際に利用している人数を確認します。これらを合計し、従業員数で割ります。

この数字を出してみると、自社がバックオフィスのシステム維持にどれだけのコストをかけているかが明確になります。どのようなツールを何本使っているかで適正な水準は変わります。しかし、過去の推移や他社と比較するための基準点として、この数字は欠かせません。

もし社内で使っているツールが10本を超えているなら、SaaSの利用状況やアカウントを一元管理する専用のツールを導入したほうが、結果的に費用対効果がよくなることもあります。

コストを見直すための3つの観点

現状の総額が見えたら、いよいよコストの見直しに入ります。ただし、手当たり次第に解約すればよいわけではありません。見直しの観点は3つに絞られます。

• 利用率：使っていないライセンスや退職者のアカウントを洗い出します。ユーザー課金型のツールであれば、これらを整理するだけで即座にコスト削減の効果が出ます。
• 重複：同じカテゴリのツールを複数契約していないかを確認します。すでに導入しているグループウェア（メールやカレンダー、文書作成などがセットになったツール）で代替できる機能を、わざわざ別のツールで契約していないかも点検します。
• プラン適正：多機能な上位プランを契約しているのに、一部の機能しか使っていないことはないでしょうか。逆に、プランを小さくしすぎたせいで手作業が残り、かえって手間がかかっていることもあります。年額契約による割引が適用できるか、人数の区分が自社の規模に合っているかも見直しの対象です。

これら3つの観点で棚卸しを行い、解約、統合、プラン変更の順で実行していきます。

安さだけで統合してはいけない

ここで一つ、気をつけるべき落とし穴があります。コストを下げたい一心で、安さだけでツールを統合してしまうことです。

ツールを削った結果、現場の業務が回らなくなってしまえば本末転倒です。システムで自動化できていた作業を手作業でカバーすることになれば、削減したツール費用以上の人件費がかかってしまいます。これではコストを見直した意味がありません。

ツールの見直しは、常に業務の棚卸しとセットで行う必要があります。今の業務がどう流れていて、どこにどのツールが必須なのかが見えていなければ、ツールの要否も判定できないのです。

自社のバックオフィスでどんなツールが使われていて、それぞれどれくらいの相場なのか。それを一覧で確認できる資料があれば、見直しの第一歩を踏み出しやすくなるはずです。

当サイトで配布しているホワイトペーパーには、会計から人事労務、業務基盤まで100種類のツールを分類し、課金体系や価格帯の目安を整理した早見表を収録しています。自社の「1人あたり月額合計」を計算するためのワークシートも付属していますので、現状の把握とコストの適正化にぜひお役立てください。