業務棚卸し（WBS）の進め方｜業務量を“事実”で捉える

「忙しいのは分かるが、何にどれだけ時間がかかっているのかは分からない」。多くの管理部門が抱える悩みです。これを解くのが業務棚卸しです。

業務棚卸しとは、日々の業務を一つひとつ洗い出し、誰が・どのくらいの頻度で・どれだけの時間をかけているかを一覧化する作業です。

WBS（作業分解）でタスク粒度をそろえる

棚卸しのコツは、業務を適切な大きさ（粒度）まで分解することです。これにWBS（Work Breakdown Structure＝作業分解構成）の考え方が役立ちます。

「経理業務」のような大きな塊のままでは改善できません。「請求書発行」→「請求データ作成」「PDF出力」「送付」のように、手を動かす単位まで分けて初めて、ムダや自動化の余地が見えてきます。

棚卸し表に入れる項目

最低限、次の項目を一覧にすると、業務量を事実として捉えられます。

• 業務名・作業名（タスク粒度まで分解）
• 担当者（誰がやっているか／代われる人はいるか）
• 頻度（毎日／週次／月次／不定期）
• 1回あたりの所要時間と、月間の合計時間
• 使用しているシステム・ツール

棚卸しがもたらす効果

業務量が数字で見えると、議論が変わります。「なんとなく大変」が「月◯時間かかっている業務」になり、改善の優先順位を客観的に決められます。

• 時間のかかる業務＝改善インパクトの大きい業務が分かる
• 特定の人に偏った業務＝属人化リスクが分かる
• 外部委託（BPO）やAI化の対象を、根拠をもって選べる

まとめ

• 業務棚卸しは、業務量を感覚ではなく事実で捉える作業
• WBSの考え方で、手を動かす単位までタスクを分解するのがコツ
• 棚卸し表は、改善・AI化・BPOの優先順位づけの土台になる